2017年08月20日

差し込み印刷のファイルが壊れてデータが表示されなくなりました

差し込み印刷のファイルを作成した後で、ファイル名を変更したりファイルの場所を変更したりすると、差し込みが正常に行われなくなります。そうした場合の対処について。

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ワードの持つ「差し込み印刷」を利用すると、ファイルが2つでいます。1つは親文書(?)印刷の書式を持つワードファイルです(上図=宛名ラベル.docx)。もう1つはデータファイル(上図=住所録.xlsx)。データファイルはエクセルでなくてもOKです。

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こうして作成したワードファイルを開くと、上のようなメッセージが表示されます。「はい」と答えると

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実際に差し込んだデータが確認できるワードファイルが開きます。このファイルは1ページに12枚印刷できるラベルなので

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レコード番号を「13」にしてみると

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13番目以降のデータが確認できます(実際に印刷した場合の2枚目)。今回のデータファイルには20件のデータしかありませんので、これで全てになります。

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但し、こうしたファイルを作成した後で、「address.xlsx」ファイルの名前を「住所録.xlsx」に変更したとします。

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このメッセージに「いいえ」と答えると、ファイルは開き、

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このデータのプレビューはできるのですが、

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レコード番号の指定ができません。つまり、2枚目の印刷物(データ13〜20)については印刷できないという事になります。

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かと言って、いつものように「はい」と答えると

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エラーメッセージが出てしまいます。

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こんな画面が出ると、慌ててしまわれるかも知れませんね(笑)。但し、ここで「データソース」に記述されているファイルを正しく書き直すと(今回はaddress→住所録に変更)、ファイルは正しく開くことができます。

でも、ここでワードを[上書き保存]をして終了しただけでは、次回このファイルを開いた場合に同様の事が起こります。上の対処は一時的と考えてください。

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取り敢えずファイルを開けられたら(もしくは、メッセージに「いいえ」で答えて、2枚目のプレビューが開かない画面でも)、[差し込み文書]タブの[宛先の選択]ボタンから[既存のリストを使用]をクリックします。

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データファイルの選択ウィンドウが開きますので、ファイルを最初に作った時と同様、データファイルを正しく選択してください。

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エクセルファイルを利用する場合は、テーブルを尋ねるウィンドウが開きますが、このまま「OK」です。

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訳のわからない画面になっても(笑)、慌てない、慌てない。

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[結果のプレビュー]ボタンを押すことで、データが確認できる正常な画面に戻ります。ここまで作業してから、ワードのファイルを[上書き保存]してください。データファイルを変更したことで、トラブってしまった「差し込み」が正常な形に戻り、ファイルは次回からもすんなり開くことができるようになります。
posted by chiko at 20:30| Comment(0) | ワード | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2017年08月19日

文字をひっくり返したい(ぱぁと2 笑)

昨日、エクセルの文字を逆さまにして見せたら、「じゃあ、ワードではどうするの?」という話になりました(笑)。今回も「ワードアート」や「テキストボックス」は無しなのだそうです。

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では、文字を入力して

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エクセルと同様、フォント名の先頭に「@」を付け加えてください。

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但し、ワードの画面で最初に表示されている「MS明朝」は後ろに「(本文)」といった表記が続いています。これも同様に「MS明朝」のフォントではあるのですが、後ろの但し書きが邪魔です。このまま先頭に「@」を足しても文字の方向は変わりませんので注意してください。
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文字の向きが90度傾きます。

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ワードはエクセルのように「セルの書式設定」というダイアログボックスを持ちません。そこで[拡張書式]から「縦中横」を選択してください。

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ウィンドウが表示されます。プレビューでは文字の向きは変わっていませんが、このまま「OK」してください。

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文字が逆さまになります。ちなみに複数文字列を同時に同じ処理をすると、「縦中横」の機能で小さな文字になってしまいます。1文字ずつお試しください。
posted by chiko at 21:05| Comment(0) | ワード | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2017年08月18日

文字をひっくり返したい

エクセルの文字を逆さまにしたいというご相談で、定番の「ワードアート」や「テキストボックス」をご案内したところ、セルに入力した文字を逆さまにしたいのだと…。

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まず普通に文字入力をします。

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この文字のフォントを「MSPゴシック」から「@MSPゴシック」に変更します。フォントのウィンドウ内をクリックしてカーソルを表示させ、先頭に半角で「@」と打ち込むだけです。

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これで、文字が元から90度横を向きます。

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あらためてこのセルに[セルの書式設定][配置]タブより文字の方向を90度傾けてください。

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ちなみにホームタブの[方向]のボタンでも命令を出すことはできます。が、「左へ」とか「右へ」とかややこしくないですか(笑)? セルの書式設定だと、時計の文字盤のような設定画面が出ますから、感覚的に「これ!」と選べちゃいます。

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すると、セルの文字が逆さまになります。

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但し、少し行高が足りないようなので、行高を広げて文字をちゃんと表示させてください。

posted by chiko at 17:20| Comment(0) | エクセル | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする