他人のファイルを添削する仕事中の知人からの質問。前任者が、訂正した個所を画面の横に表示していたけれど、どうやって？
ワードの「変更記録」の機能です。今回のように添削者が相手にどこを修正加筆したかよくわかるように明示したり、複数人で同一ファイルを編集する時などに役立ちます。
まず、［校閲］タブの［変更履歴の記録］ボタンをクリックします。ｖから選択肢を出してしまった場合は［変更履歴の記録］を選んでください。
ボタンの色が変わったら、機能がオンになった証拠です。これで、文書に加えた編集はすべて記録されることになります。
「ビデオ」のカタカナ文字を「video」の英文字に変更してみます。
文書の右側に領域が表示され、「ビデオ」の文字が削除されたことが示されます。文中の「video」は赤文字表記になり、この個所の変更が記録されています。修正を加えたユーザー名が表示されていますので（申し訳ありません。ぼかしをかけてしまいました）、複数人で修正を加えた場合も、誰がこの修正を提案しているかがわかるしかけになっています。
書式を変更したりするなども、記録されていきます。
変更履歴の記録は、以上の簡単な命令ですが、少し利用の仕方について何点か補足しておきます。こうした変更履歴の表示が煩雑で見づらいと思った場合は［変更履歴とコメントの表示］方法から、設定を変更する事が可能です。「挿入と削除」「書式設定」など、記録する変更を選択する事ができますし、「吹き出し」の個所からは、右横に表示するのでなく、変更履歴を本文中に表示したり、書式だけは吹き出しを使うなどの選択切り替えが可能です。
「本文中に表示」を選択すると、右側の領域は非表示となり、本文中に赤の取り消し線が引かれるなどになります。
「書式のみ吹き出し」を選択した場合、書式変更が右側に表示されます。目的や好みに応じて選んでください。
鬱陶しいから（笑）履歴を消したい…と言う場合は、［全ての変更履歴/コメント］の部分から「変更履歴/コメントなし」を選択することで、一時的に非表示にすることができます。
吹き出しを表示したまま、この文書を印刷すると、変更履歴も共に印刷されます。印刷時に、「すべてのページを印刷」の個所から「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外してください。
印刷物でなく、ファイルで手渡す場合、目的に応じて対処を考えて下さい。冒頭のご質問のように、添削が目的で、相手がどこを添削されたか把握する必要がある場合は、このまま渡すのが明快です。が、部署内で複数人で修正のうえ、完璧に直したものを相手に手渡すというのであれば、吹き出しを消しただけでは不十分です。相手側で変更記録を見る事ができます。
[承諾]の個所から、変更箇所を文書に反映し、変更記録機能を停止させてください。尚、変更箇所を1か所ずつ吟味して、反映させるか否かを検討することもできます。
