郵便番号や住所・名前などを、それぞれ異なるラベルやはがきに一括して印刷できる機能を「差し込み印刷」といいます。元となるワードの文書を作成し、該当のデータを差し込む個所を指定します。
差し込むデータを、エクセルで作成しています。
ワード文書の該当箇所に、フィールドを挿入します。挿入された箇所に≪フィールド名≫が表示されています。
…
差し込んだデータを表示させると、上図のようになります。
差し込んだデータを表示させると、上図のようになります。
ところが、エクセルでは表示されていたカンマ表示がワードには反映されていません。実はWord2000までは（ずいぶん前の話ですね）、エクセルの書式がワードにきちんと反映されていたようなのですが、Word2002以降は、ワード側で書式設定が必要になりました。
Word自身が察知して、最適な表示になるよう自動的に変わってくれるものを総称して「フィールド」と呼びますが、情報はフィールドコードとして文書に貼り付けられています。このフィールドコードはAlt＋F9のショートカットキーで一括表示させることができます。差し込みフィールドにはMERGEFIELDのフィールドコードが表示されます。
フィールドオプションで設定するフィールド固有の設定値を「スイッチ」と言います。「\#」が数値の表示形式をしているスイッチ記号ですので、そのあとに"#,##0"と続けて桁区切り表示を指定します。
円マークを表示させたいのに、バックスラッシュが表示されてしまうことがあります。JISX0201の円マークと、ASCIIのバックスラッシュが同じコードになっていることが原因です。日本語フォントなら円マークが表示され、英語フォントならバックスラッシュが表示されるといったややこしいことが起きます。コードが同じですので、表記上はどう出ていても良いとも…。
Alt＋F9は、フィールドコードの表示／非表示を相互切り替えしますので、再びこのショートカットキーで、コード表示を解除します。ただし、この状態ではまだ前のコード表記のままで、カンマ表示にはなりません。カーソルを該当フィールドに置いた状態で
F9を押します。F9はそのフィールドの情報を「更新」させますので、指定したスイッチ通り、カンマが表示されます。
