2017年08月20日

差し込み印刷のファイルが壊れてデータが表示されなくなりました

差し込み印刷のファイルを作成した後で、ファイル名を変更したりファイルの場所を変更したりすると、差し込みが正常に行われなくなります。そうした場合の対処について。

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ワードの持つ「差し込み印刷」を利用すると、ファイルが2つでいます。1つは親文書(?)印刷の書式を持つワードファイルです(上図=宛名ラベル.docx)。もう1つはデータファイル(上図=住所録.xlsx)。データファイルはエクセルでなくてもOKです。

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こうして作成したワードファイルを開くと、上のようなメッセージが表示されます。「はい」と答えると

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実際に差し込んだデータが確認できるワードファイルが開きます。このファイルは1ページに12枚印刷できるラベルなので

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レコード番号を「13」にしてみると

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13番目以降のデータが確認できます(実際に印刷した場合の2枚目)。今回のデータファイルには20件のデータしかありませんので、これで全てになります。

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但し、こうしたファイルを作成した後で、「address.xlsx」ファイルの名前を「住所録.xlsx」に変更したとします。

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このメッセージに「いいえ」と答えると、ファイルは開き、

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このデータのプレビューはできるのですが、

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レコード番号の指定ができません。つまり、2枚目の印刷物(データ13〜20)については印刷できないという事になります。

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かと言って、いつものように「はい」と答えると

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エラーメッセージが出てしまいます。

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こんな画面が出ると、慌ててしまわれるかも知れませんね(笑)。但し、ここで「データソース」に記述されているファイルを正しく書き直すと(今回はaddress→住所録に変更)、ファイルは正しく開くことができます。

でも、ここでワードを[上書き保存]をして終了しただけでは、次回このファイルを開いた場合に同様の事が起こります。上の対処は一時的と考えてください。

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取り敢えずファイルを開けられたら(もしくは、メッセージに「いいえ」で答えて、2枚目のプレビューが開かない画面でも)、[差し込み文書]タブの[宛先の選択]ボタンから[既存のリストを使用]をクリックします。

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データファイルの選択ウィンドウが開きますので、ファイルを最初に作った時と同様、データファイルを正しく選択してください。

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エクセルファイルを利用する場合は、テーブルを尋ねるウィンドウが開きますが、このまま「OK」です。

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訳のわからない画面になっても(笑)、慌てない、慌てない。

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[結果のプレビュー]ボタンを押すことで、データが確認できる正常な画面に戻ります。ここまで作業してから、ワードのファイルを[上書き保存]してください。データファイルを変更したことで、トラブってしまった「差し込み」が正常な形に戻り、ファイルは次回からもすんなり開くことができるようになります。
posted by chiko at 20:30| Comment(0) | ワード | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2017年08月19日

文字をひっくり返したい(ぱぁと2 笑)

昨日、エクセルの文字を逆さまにして見せたら、「じゃあ、ワードではどうするの?」という話になりました(笑)。今回も「ワードアート」や「テキストボックス」は無しなのだそうです。

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では、文字を入力して

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エクセルと同様、フォント名の先頭に「@」を付け加えてください。

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但し、ワードの画面で最初に表示されている「MS明朝」は後ろに「(本文)」といった表記が続いています。これも同様に「MS明朝」のフォントではあるのですが、後ろの但し書きが邪魔です。このまま先頭に「@」を足しても文字の方向は変わりませんので注意してください。
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文字の向きが90度傾きます。

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ワードはエクセルのように「セルの書式設定」というダイアログボックスを持ちません。そこで[拡張書式]から「縦中横」を選択してください。

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ウィンドウが表示されます。プレビューでは文字の向きは変わっていませんが、このまま「OK」してください。

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文字が逆さまになります。ちなみに複数文字列を同時に同じ処理をすると、「縦中横」の機能で小さな文字になってしまいます。1文字ずつお試しください。
posted by chiko at 21:05| Comment(0) | ワード | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2017年08月15日

矢印を水平に延長できない

Officeには、四角形や円などの簡単な幾何学図形が描ける機能を持っています。ワード文書中に簡単に図形が書けるので、よく利用します。

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この図形描画機能で「矢印」を描く際、Shiftキーを押しながらドラッグすると、水平もしくは垂直、または45度の傾きのきれいな矢印が描けます。

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上図はShiftキーを押しながら水平に描いています。(尤も、Shiftを使わないでも、まっすぐにドラッグする意思があれば、たいていはうまくいきます。笑)

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問題は、この一旦描いた矢印を、後でサイズ変更しようとする場合です。ハンドルにマウスポインタを合わせドラッグすると、後からサイズ変更できるのは良く知られているのですが、このサイズ変更時に「水平」を維持したいと思って、Shiftキーを押し添えても、上述のようなShiftの働きにならないのです(ワード2016)。旧バージョンのワードではできたのですが、どうにもうまくいきません。描画時のようにShiftを使わないでも、まっすぐに引こうという意志さえあればたいていうまくいくのであれば、問題はないのですが、このサイズ変更時には、どうもすぐ歪んでしまってうまく伸ばせません。

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ある解説によると、「矢印」ではなく、ただの「直線」であればうまくいくとの事。描画時にもサイズ変更時にも、きちんとShiftを押していると「水平」が保たれます。そこで、矢印ではなく直線を描いて、それをサイズ変更してから、矢じりをつけるように…という説明がありました。てか、そんな事、一々やってられるかっ!(笑)。描画時には問題なく水平の矢印が描けるわけで、後から少し伸ばしたい…というときに、一々直線から引き直してられません。

で、使えないものは仕方がありません。

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矢印にハンドルがついていると、[書式]タブの一番右端には「サイズ」が表示されています。

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この数値を直接変更するのが、今のところ一番楽そうだと思います。

posted by chiko at 16:10| Comment(0) | ワード | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする