2017年08月28日

最後のページの文字が1行目から始まりません

ワードで複数ページにまたがる文書を作成したところ、

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最後のページの文字が下の方にずれてしまいました。何とか、空いてしまった行を削除しようとするものの、Deleteキーなどを使うと、入力文字が消えてしまうだけで、文字の位置は変わりません。

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実は[ページレイアウト]タブの[ページ設定]グループ、ダイアログボックス起動ツールから表示される

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「ページ設定」ダイアログボックス中の「その他」タブで「垂直方向の配置」が「中央寄せ」になっているのではないでしょうか。ここは、初期値では「上寄せ」になっています。

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設定を「上寄せ」に変更すると、最終ページもキチンと1行目から開始されるはずです。
posted by chiko at 23:04| Comment(0) | ワード | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2017年08月21日

ハイパーリンク文字の色を変更したい

アドレスらしき形の文字を入力すると、自動的にハイパーリンクが設定されます。

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文字の色が「青」で「下線」が設定されます。これはこれで分かりやすいのですが、例えば名簿のようなものを印刷したいと思ってメールアドレス欄を作成すると、すべて青の下線付きになってしまい、少しうっとうしい…時もあります。書式は普通に範囲指定すれば解除する事はできるのですが、アドレス文字が多いとなかなか面倒な作業になります。そこで、ハイパーリンク自体は設定したいのだけれど、書式を変更できないだろうかというご相談です。

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[ホーム]タブの[スタイル]グループ右下の「ダイアログボックス起動ツール」をクリックします。

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「スタイル」ウィンドウが表示されますが、この一番下に「ハイパーリンク」というスタイル名があります。これをクリックして、一番下の右端ボタン(スタイルの管理)をクリックします。

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「スタイルの管理」ダイアログボックスが表示されます。中央あたりに現在設定されている「青」で「下線」の書式が確認できます。ここで「変更」ボタンを押してください。

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「スタイルの変更」ウィンドウが表示されます。色を任意の色に替えたり、下線の設定を解除したりすることが可能です。最後に「OK」ボタンをクリックしますが、最下部の「この文書のみ」にするのか「このテンプレートを使用した新規文書」すべてに反映させるのかを選んでからOKしてください。
posted by chiko at 23:06| Comment(0) | ワード | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2017年08月20日

差し込み印刷のファイルが壊れてデータが表示されなくなりました

差し込み印刷のファイルを作成した後で、ファイル名を変更したりファイルの場所を変更したりすると、差し込みが正常に行われなくなります。そうした場合の対処について。

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ワードの持つ「差し込み印刷」を利用すると、ファイルが2つでいます。1つは親文書(?)印刷の書式を持つワードファイルです(上図=宛名ラベル.docx)。もう1つはデータファイル(上図=住所録.xlsx)。データファイルはエクセルでなくてもOKです。

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こうして作成したワードファイルを開くと、上のようなメッセージが表示されます。「はい」と答えると

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実際に差し込んだデータが確認できるワードファイルが開きます。このファイルは1ページに12枚印刷できるラベルなので

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レコード番号を「13」にしてみると

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13番目以降のデータが確認できます(実際に印刷した場合の2枚目)。今回のデータファイルには20件のデータしかありませんので、これで全てになります。

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但し、こうしたファイルを作成した後で、「address.xlsx」ファイルの名前を「住所録.xlsx」に変更したとします。

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このメッセージに「いいえ」と答えると、ファイルは開き、

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このデータのプレビューはできるのですが、

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レコード番号の指定ができません。つまり、2枚目の印刷物(データ13〜20)については印刷できないという事になります。

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かと言って、いつものように「はい」と答えると

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エラーメッセージが出てしまいます。

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こんな画面が出ると、慌ててしまわれるかも知れませんね(笑)。但し、ここで「データソース」に記述されているファイルを正しく書き直すと(今回はaddress→住所録に変更)、ファイルは正しく開くことができます。

でも、ここでワードを[上書き保存]をして終了しただけでは、次回このファイルを開いた場合に同様の事が起こります。上の対処は一時的と考えてください。

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取り敢えずファイルを開けられたら(もしくは、メッセージに「いいえ」で答えて、2枚目のプレビューが開かない画面でも)、[差し込み文書]タブの[宛先の選択]ボタンから[既存のリストを使用]をクリックします。

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データファイルの選択ウィンドウが開きますので、ファイルを最初に作った時と同様、データファイルを正しく選択してください。

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エクセルファイルを利用する場合は、テーブルを尋ねるウィンドウが開きますが、このまま「OK」です。

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訳のわからない画面になっても(笑)、慌てない、慌てない。

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[結果のプレビュー]ボタンを押すことで、データが確認できる正常な画面に戻ります。ここまで作業してから、ワードのファイルを[上書き保存]してください。データファイルを変更したことで、トラブってしまった「差し込み」が正常な形に戻り、ファイルは次回からもすんなり開くことができるようになります。
posted by chiko at 20:30| Comment(0) | ワード | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする