2018年03月23日

ワードに貼り付けたエクセル表の下に線が出てしまいます

MicrosoftのOffice製品の中で、よく使われているのはやはりワードとエクセルだろうと思いますが、結構好き嫌いがあって(笑)、「なんでもかんでもワード派」と「何が何でもエクセル派」に分かれるような気がします。が、実際は双方のソフトの性質をよく理解し、より良いソフトで仕事をするべきだと思います。例えば、A4用紙内に収めて印刷する…というのであれば、ワードの方が便利ですし、計算などを伴うのであればエクセルの方が便利です。

そこで、計算を伴う表を、A4用紙内に収めて印刷したい…場合は、エクセルデータをワードに貼り付けるといったやり方が便利になってきます。が貼り付けたエクセル表の下に下線が出てしまうというものです。

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エクセルのデータがあれば、これをまず範囲指定して[コピー]をしておきます。

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ワード側では[貼り付け]▼から[形式を選択して貼り付け]を選びます。

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[形式を選択して貼り付け]ダイアログボックスで、「貼り付ける形式」に「Microsoft Excelワークシート」を選択します。

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ワード側に、表が貼り付けられるのですが、ここからがご相談です。表の最下部が二重線になっています。もちろん印刷をすると、そのまま二重線で印刷されてしまいます。

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これ、実はエクセル表を貼り付ける個所の下行に最初から下線が設定してありました。下線行にカーソルを置いてエクセルデータを貼り付けたため、実は下線行にオブジェクトが挿入された形になり、エクセル表にも下線が引かれたようです。

エクセルの表を貼り付けると、その時点では「行内」オブジェクトとして貼り付けられます。行内オブジェクトというのは、言い換えると「文字の性質と同じ」という事になります。下線行に文字を足したようになってしまい、貼り付けオブジェクト部分にも下線が設定されてしまうのです。

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できましたら、オブジェクトを挿入したら、[文字列の折り返し]を[前面]に変更していただくと良いでしょう。前面に変更すると、元々表を入れる空間をワード側でシッカリ確保しておかないと、既存のワード文字と貼り付けオブジェクトが重なってしまいますが、キチンと改行などをしてその領域を確保すれば良いだけの話です。

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貼り付けた表の下の下線も表示されないはずです。

posted by らぼ at 18:08| Comment(0) | Office | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2017年12月23日

複数図形を選択するのに、ShiftキーとCtrlキーはどう違うのですか

複数図形を選択する際、ShiftキーとCtrlキーはどう使い分けているのでしょうか。

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ワードやエクセルの図形や画像はクリックで選択することができます。選択すると周囲にハンドルがつきますが、別図形をクリックすることで、前の図形についていたハンドルは外れます。つまり1つだけしか選択できません。複数の図形を同時に選択するには、2つ目以降をクリックする際に、Shiftキーを押しながら選択します。これで複数の図形に同時にハンドルをつけることができます。…と、私はいつも紹介します。

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が、エクスプローラなどで、ファイルを選択する際は、Ctrlキーを押しながら複数を選択します。このようにキー操作がShift、Ctrlと異なっているのは、何が違っているのでしょうか?というご質問です。

そうですよね。Windowsではエクスプローラ内でのように、複数ファイルを同時に選択する際、Ctrlキーを押し添えます。Shiftキーを押しながらクリックした場合は、最初に選択したファイルから連続で全て選択する操作になります(末尾を定めるキー操作です)。Windowsでは複数を選択する際は、Ctrlキーを使うようになっているのです。

ですから、実はワードやエクセルの画面で複数図形を選択する際にも、2つ目以降をCtrlキーを押しながらクリックしても良いわけです。エクスプローラ内と揃えて、両方Ctrlキーで複数の選択が可能です…と言った方が分かりやすいのかも知れません。が、Ctrlキーは「コピー」を誘います。クリックで選択するのは問題無いのですが、操作を急いでいたりすると、たまにクリックの手元がズレてドラッグのように引っ張ってしまう事があります。その時に、Ctrlキーを押しながら操作していると、図形のコピーが実行されて、図形の数が増えてしまうのです。その点、Shiftキーを利用すると、多少マウスの手元が狂ってもコピーは起こりません。これが、ワードやエクセルで複数図形選択にShiftキーをご案内する1つ目の理由です。

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また、ワードやエクセルではなく、例えばイラストレーターなどのAdobe製品を使っていると、複数図形を選択するのには、2つ目以降をShiftキーを押しながら選択します。Ctrlキーでは同様の操作ができません。…という事で、ワードやエクセルでShiftキーを複数図形の選択に使っている方が、Adobe製品との違和感が生じません。将来的にIllustratorやIndesignなどを使った場合、すんなりと操作ができるかと思います。これがワードやエクセルで、複数図形の選択の際にShiftキーをお勧めしている2つ目の理由です。
posted by らぼ at 21:04| Comment(0) | Office | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2017年11月22日

フォルダーを「あいうえお」順に並べたい

ワードやエクセルでファイルを開く際、[ファイルを開く]ダイアログボックスまで表示させて、ウィンドウ内のフォルダーを「あいうえお」順に並べられないでしょうか?とのご質問です。

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ワード2010での[ファイルを開く]ダイアログボックスです。このフォルダー(もしくはファイル)の表示の仕方は何種か切り替えることができるようになっていますが、

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これを「詳細」にしてください。ウィンドウ右上のボタンからメニューを表示させて、切り替えることができます。

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並んでいるフォルダーの一番上に「名前」「更新日時」「種類」「サイズ」など項目名の部分が付いていますが、ここはクリックで並び順を切り替えられるようになっています。そこで「名前」の箇所をクリックしてみてください。

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並んでいるのが「アクセス…」「インターネット」「エクセル…」「カレンダー」等々、「あいうえお」順になっているのがお分かりになりますでしょうか。勿論これは、「カタカナ」「ひらがな」「漢字」などを交えた上での「あいうえお」順ではなく、正確には「JISのコード順」に並んでいます。JISコードでは、「アルファベット・数字」「カタカナ」「ひらがな」「漢字」の順にコードが付いていますので、その順に並びます。同じ「カタカナ」同士の中では「あいうえお」順に並ぶことになりますから、「アクセス」「パワーポイント」「ワード」「書類」「年賀状」…と並ぶことになり、「アクセス」「書類」「パワーポイント」「年賀状」「ワード」とはなりません。カタカナ、漢字を交えて「あいうえお」順というのは、少し無理かと思いますので、名前をつける段階で、一応頭に置いておかれると良いかと思います。

如何でしょうか。
posted by らぼ at 17:17| Comment(2) | Office | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする