メールボックスの容量

Outlookのメールボックスの容量についてお尋ねだと思うのですが、その前に「Outlook.com」と「Outlook」の違いについて触れておきたいと思います。

言葉が非常に良く似ていますので、とてもややこしいですね。その昔(笑)メールソフトの定番として「Outlook Express」が搭載されていた頃も「Outlook Express」と「Outlook」の名称が非常によく似ていて、混同される方が多かったことを思い出します。何故、似た名称を使うのでしょうか。。。。

Outlook.comはMicrosoftが提供しているWebベースの無料メールです。Outlook.comアカウントを所有している場合、Web上でOutlook.comにサインインし、メールの送受信が可能です。言い換えるとOutlook.comのメアド以外で利用する事はできません。これに対して、outlookはコンピューター上で利用するOfficeのメールアプリです。他のメールプロバイダーのアカウントで利用することができます。もう少し説明を加えると、「Outlook.com」と「Outlook」の最大の違いは、「どこにメールを保存しておくか」の違いと言えるかもしれません。

「Outlook.com」を使う場合は、個人のメールやアドレス帳をマイクロソフトのサーバー上に保管しておくことになります。無料で「Outlook.com」を利用している場合は、アカウントごとに15GBのメールストレージが提供されています。Office 365などを利用している場合、この容量はもっと多くなります。「Outlook」アプリを利用している場合、それぞれのプロバイダごとに定められた最大容量というのはあるかもしれませんが、データを自分のパソコン内に置くことができます。ですから、パソコン内の容量に余裕があれば、メールを保存しておくことが可能だということになります。

「Outlook」アプリを利用されている…として、メールボックスの容量確認の方法を載せておきます。［ファイル］［情報］を選択し、［ツール］から［メールボックスの整理］を選択します。

［メールボックスのサイズを表示］をクリックすると

現在使われているサイズが示されます。メールボックスはデスクの書類と同じで、アイテムが作成される度にそのサイズは大きくなっていきます。紙の書類を管理する場合にも、時折整理して、重要な書類を別の場所に移動させたり、旧いものから処分したりすると思いますが、Outlookのメールボックスもそれと同様で、どんどん増える一方ですので、時折、書類の整理が必要になるかと思います。

上述の［ツール］からは「削除済みアイテム フォルダーを空にする」「古いアイテムのクリーンアップ」等を利用することができます。

「削除済みアイテム フォルダーを空にする」を選択すると、上図の警告が表示され、「はい」を選択するとその分容量が増えるはずです。「削除済みアイテム フォルダー」というのは、パソコンの「ごみ箱」と同じで、削除はしたものの完全に消えているわけではありませんから、パソコン内の容量を占領しています。必要なものは再度取り出すことが可能な状態です。空にすることで、もう復活させることはできなくなります。が、メールボックスは軽くなります。

「古いアイテムのクリーンアップ」を選択すると、日付を自分で指定して、それより古いアイテムを別場所に移動させることができます。移動先も自分で設定することが可能です。

また、Outlookというより、利用しているプロバイダの制限がある場合があり、インターネット上のサーバーのメールボックスが一杯になってしまって新たなメールが受信できないことがあります。プロバイダによって異なると思いますが、サーバー上のメールボックスの容量にも上限があります。「サーバーにメッセージのコピーを残す」という設定にしていると、どんどんメールボックスの内容が増えていくことになります。コピーを置かないようにする、もしくは一定日数を過ぎた古いメールを自動的に削除する設定をすることで、サーバー上のメールボックスの容量を管理することができます。

［ファイル］［情報］から［アカウント設定］［アカウント設定］を選択します。

メールタブで利用しているメールアドレスを選択し、［変更］ボタンをクリックします。

「メールの設定」の個所に「サーバーにメッセージのコピーを残す」のチェックボックスがあります。更に「サーバーから削除する」までの日数を指定することができます。

メールで使ってはいけない文字

インターネットに繋がっているパソコンは、多種多様です。文字コードにも色々な種類がありますので、機種によれば表示できないものもあります。

一般に、メールで使ってはいけないとされているのは「半角カタカナ」と「機種依存文字」です。

半角カタカナは、場所を取らないカタカナ表記として、良く使われる方もおられるかも知れませんが、インターネット上では判断できない記号となります。時には別の命令と取り違えられて、トラブルの原因を作る場合がありますので、使用できません。

機種依存文字は、コンピュータの機種に依存する文字という意味で、主なものに「ローマ数字」「丸つき数字」「単位記号」などがあります。自分のパソコン上で問題なく見えたとしても、他の人のパソコンではどう見えているか分かりませんので、使わない方が良いとされています。ブログもインターネット上ですので、ここで私が記号を連ねても、もしかすると、見えない環境の方もおられるかも知れませんが、今日は敢えて並べてみます。ご容赦ください。

ローマ数字、つまり�T �U �Vなど。

丸つき数字、つまり�@ �A �Bなど。

単位記号、つまり�` �d �uなど。

その他、�梶A㊞なども。

普通の記号類は使っても構いません。

環境依存文字は、変換時に上図のように［環境依存］と注意が書かれているかとは思います。

Outlook の起動が遅い

デスクトップのOutlook（ショートカット？）を使うと、なかなかOutlookが起動しない…［最新の情報に更新］をクリックすると一発で開く…という事でお困りのようです。

コメントの文章を拝見したものの、当方がお困りの状況を正確に理解できていない気がしていて、少し見当違いの事を書いているかも知れません。お気づきの点をまたご指摘いただきましたら、有難いと思っています。

上図は、私のパソコンでOutlookを立ち上げた時の画面です。（平生はOutlookをメールソフトに使っていませんので、起動したのは初めてに近い状況です　苦笑。）バージョンは2019です。

Outlook2010なら、こんな感じです。おっしゃっているOutlookでは、

［表示］タブをクリックすると、このようなコマンドボタンが並ぶだけで［最新の情報に更新］は見当たりません。Outlook Express…は、当方の環境に持ち合わせませんが、Outlook で問題ありませんでしょうか。OutlookでもOutlook Expressでも、同じメールソフトですので、似たようなもの(笑)かとは思いますが、取り敢えずOutlookの画面図で話を進めます。

デスクトップのアイコンからは、8回クリックしてやっと開いた…との事ですから、開かないわけではなく、非常に遅いという状態のようです。［最新の情報に更新］をクリックされることは、悪い事ではないと思います。おそらく［F5］キーが［最新の情報に更新］と同等の動作をしますので、今後は［F5］キーを使われるのもありかも知れません。

メールソフトは、［F5］を押すことで、最新のメールを受信する動作をしていると思われます。つまり［メールの送受信］に時間がかかっているという事になりそうです。以前と比べて時間がかかるようになった…と考えると、1つの可能性として「メールサーバーにコピーが残る」ように設定をしている場合、メールがたまって来ると時間がかかって来ることが考えられます。受信の際にメールサーバーに未受信のメールがあるかを確認するわけですから、コピーがたくさん残っていると、それだけ確認に時間がかかり、いずれメールサーバーが満杯になるとメールが受信できなくなります。

［ファイル］をクリックし、［アカウント情報］の［アカウント設定］をクリックし、［アカウント設定］を選択します。

「アカウント設定」ウィンドウの［メール］タブで、お使いのメールアカウントが選択されている状態で。［変更］ボタンをクリックしてください。

「メールの設定」の個所に「サーバーにメッセージのコピーを残す」というチェックボックスがありますので、適当な条件を設定します。「サーバーにメッセージのコピーを残す」のチェックを外すと、サーバーにはメールは一切残りません。

次に、メール画面が起動して来るのが遅い原因として考えられる点をいくつか列記してみます。

［閲覧ウィンドウ］（メールの内容が読み取れる状態）を表示させていると、それだけスピードは遅くなりますので、「オフ」にしてしまうと多少は表示のスピードが速くなると思います。

Outlookでは、webサイトの更新情報の配信が受けられるRSSフィードを追加することができます。RSSフィードは一定の間隔で自動的に同期をとるため、Outlookの処理が遅くなることが考えられます。RSSフィードを無効にすることも効果が多少あるかと思います。［ファイル］［オプション］［詳細設定］にチェックボックスがあります。

Outlookには、機能を拡張するためのアドインが用意されていますが、これらのアドインが原因でパフォーマンスが落ちる場合があります。Outlookをセーフモードで起動するとアドインを読み込みませんので、一度試してみるのもアリかも知れません。

デスクトップのOutlookショートカットを、Ctrlキーを押しながらダブルクリックしてください。

セーフモードで起動する…と言うメッセージが表示されますので、「はい」で起動します。セーフモードで一度立ち上げることで、パフォーマンスが改善される場合があります。

が、不要なアドインがあればできるだけ無効にしてみると良いかも知れません。［ファイル］［オプション］［アドイン］の項目で、下部の「管理」を「COMアドイン」にして［設定］ボタンをクリックします。

「COMアドイン」が表示されます。「使用できるアドイン」ボックスで無効にしたいアドインのチェックを外します。

長々と書いて来ましたが、原因として考えられそうなものを列記しています。何かヒットする情報があれば良いのですけれど。